Zarządzanie dokumentami, dziennik korespondencji, archiwizacja dokumentów, kontrola spraw w firmie

To platforma do kontroli obiegu informacji zorientowana na wsparcie procesowej kontroli organizacji w oparciu o segregowanie informacji w tematyczne rejestry i porządkowanie pracy na konkretnych stanowiskach.

Obieg informacji w organizacji jak klocki LEGO

zarządzanie korespondnecją diagram

Obieg informacji to układ krwionośny organizacji – łączy ze sobą wiele elementów – trzeba o naszej platformie myśleć jak o klockach z których składa się system obiegu informacji – w znakomitej większości nawet najmniejsze klocki mogą pracować samodzielnie (na przykład zarządzanie korespondencją w sekretariacie) przez co dostarczamy narządzie które nie obsługuje tylko największe ale również małe organizacje.

Jak wprowadzamy informacje do systemu?

  • informacje docierające do organizacji pocztą tradycyjną – dzienniki korespondencji
  • informacje docierające do organizacji mailem – automatyczny BOK
  • informacje docierające do organizacji faksem – Automatyczny rejestr faksowy
  • Automatycznie zakładane sprawy i zgłoszenia serwisowe poprzez mechanizm BOK
  • Automatycznie uzupełniana baza kontaktów o adresy mailowe z których otrzymujemy informacje a których jeszcze nie ma w bazie kontaktów
  • Automatyczne skanowanie dokumentu do rejestru – bez dekretacji
  • Ręcznie wprowadzane informacje
    • Ręcznie zakładane sprawy handlowe, windykacyjne, prawne, serwisowe, kontakty
    • Ręcznie dodawane kontakty
    • Ręcznie wprowadzane dokumenty do systemu
    • ręczne wprowadzanie zeskanowanych dokumentów z dekretacją

Co zawierają wprowadzane do systemu informacje?

  • Baza kontaktów – dane adresowe, korespondencyjne i kontaktowe
  • Sprawy handlowe – agregują wszystkie informacje związane z obsługą sprzedażową w czasie
  • Sprawy prawne – pozwalają zastąpić papierowe repertorium prawne elektronicznym wykazem spraw – pilnują historię sprawy, przypominają o terminach, pozwalają raportować stany spraw oraz rozliczać czas i koszt
  • Windykacja należności – pozwalają pilnować spraw o zapłatę nim trafią one pod nadzór prawny -w sumie rejestr podobny do prawnego i do handlowego zarazem jednak prowadzony zwykle przez osobną komórkę organizacyjną dlatego też wydzielony
  • Sprawy serwisowe – pozwalają na systematyczną i uporządkowaną pracę na zleceniach serwisowych i budowę zasobu wiedzy na temat przedmiotu serwisowania (2 modele serwisu – serwis usług i serwis sprzętu)
  • Kontrola faktur kosztowych – dokumenty kosztowe – ich dekretacja i opis nim trafią na ręce osoby podejmującej decyzję o płatności
  • Archiwum dokumentów – Rejestry kontraktów, umów, protokołów, gwarancji, itp
  • Rejestry dokumentów związanych z bezpieczeństwem kupieckim – Wnioski o kredyty kupieckie – Wypisy KRS klientów itp.

Jakie komórki organizacyjne pracują z systemem obiegu informacji?

Organizacja obiegu informacji i archiwizacji

Jakie informacje może dystrybuować docs4office.com, których pracownicy nie rejestrują w systemie?

Z racji tego że Platforma docs4office.com została zaprojektowana z myślą o maksymalnym uproszeniu i zminimalizowaniu kosztów adaptacji i rozwijania dodatkowych funkcjonalności (część formularz oparta jest o generatory, koszty przygotowywania raportów liczy się w godzinach wraz z wykresami i instalacją w systemie klienta itp) w ramach usług świadczonych przy platformie można ją zintegrować z aktualnie posiadanymi systemami informatycznymi. Służymy w tym zakresie pomocą i doradztwem organizacyjno – technicznym.

Czym docs4office.com nie jest?

  • nie jest systemem finansowo – księgowym – mimo, że pozwala na kontrolę faktur kosztowych i nawet technologicznie nie ma przeszkód by nasz system tworzył dokumenty sprzedażowe.
  • nie jest systemem magazynowym – mimo, że można w nim założyć rejestr magazynowy i ewidencjonować w nim dowolne informacje, przedmioty włącznie z obsługą kodów kreskowych i miejsca przechowywania

Więcej informacji w materiałach

Koniecznie skorzystaj z pomocy konsultanta większość klientów wybiera sobie 1 – 2 funkcjonalności naszego systemu i usprawnia kawałek swojej organizacji – gdy usprawnienie się dokona i pracownicy przyzwyczają się do nowej metody pracy to wtedy zwykle wdraża się kolejne funkcjonalności – ale nigdy wszystko naraz.

Skalowalność klientów – na bazie rejestrowanej korespondencji tradycyjnej do systemu.

  • Klienci duzi – do 600 listów wchodzących i wychodzących dziennie
  • Klienci standardowi – do 750 listów wchodzących i wychodzących miesięcznie
  • Klienci mali – do 250 listów wchodzących i wychodzących miesięcznie

Nie ma znaczenia czy twoja organizacja jest duża czy mała – zarówno system jak i ceny są przygotowane do obsługi organizacji od małych do dużych.

 

Co dalej ?

Jeśli interesuje Cię jedynie zarządzanie korespondencją w sekretariacie to przeczytaj:

Jeśli interesuje cię uporządkowanie firmowego ruchu maili

  • Poczta email – automatyczne rejestrowanie poczty email wchodzących w firmowej bazie informacji!

Jeśli dodatkowo interesuje Cię kontrola nad przepływem informacji w firmie to:

Jeśli interesuje Cie archiwizacja dokumentów to:

Korespondencja

Korespondencja

Listy, Maile, Faxy, Telefony, Dokumenty wszystko w jednym firmowym systemie obiegu informacji.
Generator Dokumentów

Generator Dokumentów

Generowanie dokumentów na podstawie szablonów zmniejsza ilość pracy jakiej wymaga tworzenie pism.
Firmowe Archiwum

Firmowe Archiwum

Natychmiastowe odszukiwanie dowolnych dokumentów czy informacji to przewaga nad konkurencją.