Archiwizacja dokumentów – nigdy tak prosta

W każdym biurze przewijają się setki lub tysiące dokumentów miesięcznie. Część z nich jest szczególnie istotna dla organizacji i część z nich to dokumenty do których się często wraca z poziomu różnych stanowisk pracy.

Nasz system archiwizacji dokumentów integruje dostępne na rynku urządzenia wielofunkcyjne i skanery umożliwiając wprowadzanie do archiwum dokumentów za ich pośrednictwem

Nasze archiwa pozwalają na:

  • zdefiniowanie dowolnego zestawu pól jakim rejestruje się w archiwum dokumenty
  • stworzenie dowolnej ilości rejestrów z osobnymi formularzami dla innych typów dokumentów
  • określenie uprawnień kto ma dostęp do określonego rejestru archiwalnego kto nie

Jak to działa ?

W systemie założony jest jeden lub większa ilość rejestrów archiwalnych. Każdy z rejestrów archiwalnych posiada własny adres email na którym oczekuje by odebrać email z załączonym dokumentem pdf. Gdy to się stanie dokument automatycznie zapisywany jest w kolejce dokumentów do archiwizacji.

Kolejka skanów archiwum dokumentów

Jak widać nie trzeba rejestrować w archiwum dokumentów jeden po drugim – można przygotować sobie plik dokumentów do archiwizacji – pójść do urządzenia skanującego i wprowadzić na przykład jak na obrazku powyżej 4 osobne dokumenty do archiwizacji.

Dokumenty w kolejce skanów czekają na pracę operatora gdy zostaną one zarejestrowane znikają z kolejki – rejestrację uruchamia się niebieską ikonką koło ikony kosza

Formularz archiwum

Wszystkie formularze archiwum i korespondencji oparte są o ten sam generator/konfigurator formularzy dzięki czemu do dyspozycji mamy 160 pól by określić jakimi danymi ma posługiwać się rejestr archiwalny i jakie dane chcemy zbierać na formularzu. Do rejestrów archiwalnych oczywiście możemy przyznać dostęp lub go ograniczyć tworząc archiwa konkretnych informacji dostępne dla jednych i niedostępne dla drugich Same rejestry archiwalne – w całym systemie wyglądają podobnie – różniąc się jedynie składem, ilością i nazwami pól wykorzystanych w rejestrze.Archiwum dokumentów

Jakie zazwyczaj klienci prowadzą rejestry archiwalne?

Oferty, Gwarancje, Reklamacje, Protokoły zdawczo – odbiorcze, wydane zaświadczenia, materiały szkoleniowe, dokumenty kadrowe, itp

Nie ma żadnych ograniczeń co do przedmiotu rejestrowanych informacji system pozwala na rejestrację dowolnych typów dokumentów.

Korespondencja

Korespondencja

Listy, Maile, Faxy, Telefony, Dokumenty wszystko w jednym firmowym systemie obiegu informacji.
Generator Dokumentów

Generator Dokumentów

Generowanie dokumentów na podstawie szablonów zmniejsza ilość pracy jakiej wymaga tworzenie pism.
Firmowe Archiwum

Firmowe Archiwum

Natychmiastowe odszukiwanie dowolnych dokumentów czy informacji to przewaga nad konkurencją.