Faksy zawsze stanowią problem w organizacjiAutomatycny rejestr faxowy

  1. W trakcie odbierania lub wysyłania faksu – firmowy faks jest zajęty i nie przyjmuje innych połączeń
  2. Pracownicy czekają przy faksie aż on nada/otrzyma dokument
  3. faksy z punktu widzenia administracji stanowią dokument który tak samo jest traktowany jak dokument papierowy – uznają doręczenie dokumentu faksem
  4. zaginiony faks jest nie do odnalezienia – poczta w organizacjach zazwyczaj podlega rejestracji – faksy zazwyczaj leżą na tacce i albo ktoś je zabierze i obsłuży albo położy na biurku i o nich zapomni
  5. Faksy mogą być ważnym ogniwem procesu ofertowania i składania zamówień
  6. Same urządzenia faksowe kosztują i ich eksploatacja również

Co wymyśliliśmy?

Oglądając rynek zauważyliśmy, że coraz więcej firm oferuje faksy internetowe – pozwalające na odbieranie faksów na email. Jednak to dla nas wciąż było za mało – chcieliśmy by nasi klienci mogli otrzymywać faksy bezpośrednio do systemu obiegu informacji -by można je było wiązać z historią informacji kontrahenta i by każdy jeden faks automatycznie był archiwizowany.

Zdecydowaliśmy, że warunkiem koniecznym jest by klient który ma na to ochotę mógł zachować swój stary numer faksowy i korzystać z naszej nowoczesnej usługi.

Dodatkowo mając doświadczenie w zakresie sposobów obsługi ruchu faksowego w organizacjach dodatkowo ustaliliśmy, że mechanizm obsługi faksów musi umożliwiać zarówno tryb pracy polegający na dystrybucji faksów przez sekretariat do pracowników jak również dystrybucję faksów  pominięciem sekretariatu.

Właśnie taki mechanizm wytworzyliśmy i oddaliśmy do korzystania naszym klientom.

Kolejka faksów oczekująca na rejestrację w sekretariacie

 

Rejestr faksów odebranych

Tu zapisują się faksy po ich opisaniu – w modelu dystrybucji przez sekretariat – lub automatycznie w modelu dystrybucji automatycznej

rejestr faksowy

Rejestrów faksowych można mieć dowolnie wiele – do każdego rejestru można „przypiąć” jeden lub wiele numerów faksowych do każdego rejestru można ustawić osobno uprawnienia dostępu dla pracowników.

Nasze faksy nigdy nie są zajęte a dokumenty nigdy nie giną!

O więcej informacji pytaj konsultanta!

Enhanced by Zemanta
Korespondencja

Korespondencja

Listy, Maile, Faxy, Telefony, Dokumenty wszystko w jednym firmowym systemie obiegu informacji.
Generator Dokumentów

Generator Dokumentów

Generowanie dokumentów na podstawie szablonów zmniejsza ilość pracy jakiej wymaga tworzenie pism.
Firmowe Archiwum

Firmowe Archiwum

Natychmiastowe odszukiwanie dowolnych dokumentów czy informacji to przewaga nad konkurencją.