Zarządzanie pocztą tradycyjną to czynności związane z:

  1. dziennik korespondencji, biuro podawcze, rejestr listów, sekretariatRejestracja poczty wchodzącej
    1. Przyjęciem korespondencji od listonosza
    2. Zarejestrowanie korespondencji w rejestrze korespondencji wchodzącej
    3. Dystrybucja korespondencji do pracowników do których adresowane są listy lub tych którzy załatwiają w organizacji temat którego list dotyczy
      1. Informowanie o nowej korespondencji
      2. Wydanie
      3. Kwitowanie przyjęcia
  2. Obieg informacji wejściowej w organizacji pomiędzy pracownikami
    1. Przyjęcie informacji do realizacji
    2. Przekazanie informacji  innemu pracownikowi do realizacji
    3. Załatwienie sprawy
  3. Obieg informacji wychodzącej
    1. Utworzenie dokumentu do wysyłki
    2. Przekazanie dokumentu do sekretariatu celem wysłania
  4. Rejestracja dokumentów wychodzących
    1. Przyjęcie dokumentów do wysyłki
    2. Rejestracja dokumentów w dzienniku korespondencji
    3. Kopertowanie
    4. Generowanie pocztowej księgi nadawczej
    5. Przekazanie listów na pocztę do wysłania

Poniżej prezentacja ekranów

rejestracja korespondencji wchodzącej i wychodzącej oraz tworzenie księgi nadawczej

Rejestracja poczty wchodzącej

Rejestr korespondencji wchodzącej, wychodzącej i faksów

  1. Powyżej ekran wyboru rejestru i uruchomienie mechanizmu rejestracji korespondencji – rejestrowaniu podlegają skany dokumentów a w przypadku modelu bez skanowania dokumentów – rejestrujemy tylko dane opisujące korespodnencję – bez skanu

Poniżej ekran pojawiający się w przypadku rejestracji poczty wchodzącej – ze skanem – wybór zeskanowanego dokumentu do rejestracji – dokumenty pojawiają się w systemie automatycznie po wykonaniu skanowania na urządzeniu wielofunkcyjnym – skanowanie analogicznie do przygotowania xero – dostawę dokumentu do systemu urządzenie realizuje automatycznie

rejestracja dokumentu ze skanem

  1. Z kolejki dokumentów – dokument można albo usunąć (ikona kosza) albo zarejestrować (niebieska ikona koło kosza) , żółta ikona po lewej stronie pozwala przełączyć inny dokument.

Poniżej ekran pojawiający się w przypadku naciśnięcia niebieskiej ikonki koło kosza – rejestracja dokumentu – w przypadku pracy BEZ SKANÓW – ekran powyżej się nie pojawia z 1 ekranu odrazy przechodzimy do tego poniżej.

formularz rejestracji poczty przychodzącej - standard

  1. W trakcie instalacji programu nasz serwis może Państwu zmienić nazwę każdego pola lub dodać pola dodatkowe do rejestracji innych potrzebnych Państwu informacji.
  2. Pola wyboru – takie jak Typ przesyłki lub Kategoria to pola słownikowe które możecie Państwo samodzielnie dodawać do każdego z rejestrów
  3. Pole nadawca i dotyczy związane są z bazą kontaktów i pozwalają prosto wyszukać konkretne dane osoby lub firmy z jaką chcemy skojarzyć list
  4. Pole przekazano do pozwala na wskazanie osoby której chcemy przekazać korespondencję (w zależności od opcji programu do osoby wybranej w polu przekazano do system wysyła maila, wprowadza do jej dziennika pracy notatkę albo jedynie rejestruje w rejestrze korespondencji komu chcemy oddać list by można było wytworzyć papierową listę do kwitowania korespondencji).

Poniżej ekran – Po wypełnieniu formularza (od 10 do 20 sekund w zależności od wprawy) system zapisuje list w rejestrze listów przychodzących.

rejestr poczty przychodzącej - demonstracyjny

  1. Rejestr pozwala na wyszukiwaniu każdej wprowadzonej do rejestru informacji i jej edycję (uruchamia ten sam formularz którym rejestrowaliśmy list pozwalając na zmianę zarejestrowanych informacji)
  2. Automatycznie nadawana sygnatura może zostać skonfigurowana tak by wyświetlała
    1. symbol (ciąg znaków) / rok / numer kolejny  lub
    2. symbol / rok / mc /numer kolejny

Rejestracja poczty wychodzącej

Cała metoda rejestracji i zarządzania rejestrem poczty wychodzącej jest identyczna jak w przypadku poczty wchodzącej z kilkoma wyjątkami.

  1. Inny formularz standardowo
  2. Rejestr wychodzący w 99% przypadków nigdy nie rejestruje dokumentów skanowanych – tylko informacje o dokumentach

Poniżej ekran – formularz rejestracji poczty wychodzącejformularz poczty wychodzącej

  1. Data wysyłki – która definiuje datę księgi nadawczej w przypadku listów innych niż zwykłe (inne niż zwykłe pojawiają się na księdze nadawczej z którą chodzi się na pocztę)
  2. Typ przesyłki i kategoria – pola do samodzielnej konfiguracji
  3. Nadawca – wybór z listy pracowników od których dostajemy korespondencje do wysyłki
  4. Adresat – wybór z książki adresowej lub wprowadzenie ręczne nazwy osoby do której chcemy list wysłać
  5. Pole adres – automatycznie wypełniane z bazy kontaktów po wybraniu adresata lub w przypadku jego braku do edycji ręcznej – Uwaga oba pola adresat i adres są pojawiają się na wydruku księgi nadawczej nadawczej
  6. Dotyczy – wybór z książki adresowej – niektóre firmy proszą o wyłączenie tego pola
  7. Opis sprawy – miejsce na parę słów komentarza
  8. Rodzaj przesyłki – pole determinuje czy list będzie widoczny w księdze nadawczej czy nie – zwartość pola wyboru jest edytowalna przez administratora klienta
  9. Data ZPO – pole wykorzystywane jedynie przez organizacje które wysyłają korespondencję za potwierdzeniem odbioru – pole domyślnie nie wypełnione – prawidłowa z nim praca polega na znalezieniu wpisu w rejestrze informacji wychodzącej w dniu kiedy otrzymamy potwierdzenie odbioru i wprowadzenie aktualnej daty.

Księga nadawcza

przygotowanie księgi nadawczej

Uruchomienie generowania księgi nadawczej pozwala wygenerować ją na właściwy dzień – w przypadku rejestracji korespondencji wielostanowiskowej można wygenerować księgę nadawczą dla każdej osoby rejestrującej osobno lub dla wszystkich osób rejestrujących wspólnie.

Elektroniczna księga nadawcza korespondencyjna

Księga nadawcza przygotowana została na szablonie druku pocztowego i jej kształt nie zmienia się w naszych programach do rejestracji korespondencji od 10 lat – Jest akceptowana przez poczty.

Raport poczty do kwitowania

Raport poczty do kwitowania wydania korespondencji w sekretariacieRaport generuje się dla zakresu daty i lub osób którym przekazuje się korespondencje.

 

Korespondencja

Korespondencja

Listy, Maile, Faxy, Telefony, Dokumenty wszystko w jednym firmowym systemie obiegu informacji.
Generator Dokumentów

Generator Dokumentów

Generowanie dokumentów na podstawie szablonów zmniejsza ilość pracy jakiej wymaga tworzenie pism.
Firmowe Archiwum

Firmowe Archiwum

Natychmiastowe odszukiwanie dowolnych dokumentów czy informacji to przewaga nad konkurencją.